Transparantieverslag 2017-2018

Inhoud
1. Kwaliteitsbeleid 2017
2. In het publiek belang

1.    Kwaliteitsbeleid 2017
1 en 2 juli 2015 is door het NBA bij ons een collegiale toetsing bij ons uitgevoerd. Daarbij was de algehele conclusie (citaat) ‘We hebben aangegeven dat het kantoor de zaken goed voor elkaar heeft.’ 

Uiteraard stemt een dergelijke conclusie tot tevredenheid. Er is niettemin geen reden om zelfgenoegzaam achterover te leunen:

  • Een toetsing blijft een momentopname;
  • Sinds 2015 worden ook controleopdrachten anders dan wettelijke controles verricht vanuit Meerwijk Stanton Groep B.V.;
  • Nieuwe regelgeving, nieuwe cliënten en nieuwe inzichten dwingen ons om regelmatig te evalueren of ons stelsel van kwaliteitsbeheersing nog voldoet.

Om de werking van onze ons stelsel van kwaliteitsbeheersing te kunnen beoordelen, zijn wij in december 2017 begonnen een aantal kwaliteitsfactoren te meten. Wij verwijzen naar paragraaf 2j.

In 2017 zijn er geen interne reviews uitgevoerd. 

Wel is er één OKB (opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling) uitgevoerd door een accountant van Full Finance, waarmee wij al jaren samenwerken. Deze OKB had betrekking op een wettelijke controle die wij voor de eerste keer hebben uitgevoerd over het boekjaar 2016.

De bevindingen waren dat een aantal conclusies beter zouden moeten worden vastgelegd. Bovendien kwam de OKB-er tot de conclusie dat de voorziening voor groot onderhoud te laag was vastgesteld. Wij hadden op het moment van de uitvoering van de OKB de controle van deze balanspost nog niet afgerond. De conclusie van de OKB zijn in het accountantsoverleg van juli besproken met alle teamleden die betrokken zijn bij controles. 

In 2017 zijn door ons geen klachten ontvangen, en was geen sprake van civiele-, tucht- of strafrechtelijke procedures. Er zijn geen herstelmaatregelen getroffen om de gevolgen van ten onrechte afgegeven controleverklaringen te minimaliseren. Ook zijn er geen incidenten geweest.

Wij hebben geconstateerd, dat niet alle dossiers in 2017 tijdig zijn afgesloten. Dit heeft uitsluitend betrekking op kleinere bijzondere controle-opdrachten. In 2018 zal de organisatie omtrent het afsluiten van dossiers worden aangescherpt. Het niet tijdig afsluiten van dossiers hebben wij als incident aangemerkt; dit feit is opgenomen in het incidentenregister.

In 2017 zijn de maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ (kantoren met een vergunning voor bedrijven en instellingen niet van openbaar belang) geïmplementeerd. Het schrijven van dit transparantieverslag is één van de maatregelen uit dit rapport. De overige maatregelen worden beschreven in paragraaf 2.

Terug naar boven

2.    In het publiek belang

a.   Rapportage uitkomsten evaluatie cultuurmeting
In november 2016 is een cultuurmeting gedaan, om na te gaan of de cultuur in onze accountantsorganisatie gericht is op kwaliteit en publiek belang. Uitkomst daarvan was, dat informatie over kwaliteit beter gedeeld moet worden, met name vanuit de directie met het team. Voorts kon het team niet altijd onderscheiden hoe de beloning werd gekoppeld aan de vaktechnische kwaliteit. Omdat de cultuurmeting anoniem was, was het moeilijk om de bevindingen anders dan in algemene zin te bespreken.

Wij zullen begin 2018 een nieuwe cultuurmeting doen. Aan de hand van de suggesties van de externe assessor (Tonny Dirkx van Full Finance) zullen wij proberen de cultuurmeting te gebruiken om veranderingen te bewerkstelligen die de kwaliteit verder verhogen, c.q. die de manier waarop de kwaliteit thans wordt gehandhaafd binnen het team beter duidelijk te maken. 

b.   Rapportage uitkomsten plan van aanpak functioneren ‘controlerende equitypartners’ 
Vooralsnog is er één externe accountant die het bestuur vormt van Meerwijk Stanton Groep: Maarten Freriks. Hij heeft op 12 december een gesprek gevoerd met Tonny Dirkx, externe assessor bij Meerwijk Stanton Groep, werkzaam bij Full Finance Consultants. De kern van de aanbevelingen van de externe assessor is dat er meer ruimte en tijd moet worden besteed aan communicatie tussen directie en team, om zo te laten zien hoe het bestuur van Meerwijk Stanton Groep kwaliteit in de praktijk brengt, en hoe beslissingen zijn genomen, opdat de medewerkers kennis nemen van hoe met vaktechnische dilemma’s wordt omgegaan. 

c.   Vastleggen diversiteit bestuur adhv urenbesteding
Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, worden de volgende eisen aan hem gesteld om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de controleactiviteiten van Meerwijk Stanton Groep:

  • Tenminste 16 pe-uren per jaar besteden aan cursussen op de vakgebieden Controleleer en Externe Verslaggeving
  • Tekortkomingen uit OKB’s en periodieke dossierevaluaties bespreken met de OKB-er respectievelijk de PDE-er en het team;
  • Tenminste 150 uur per jaar te besteden aan controlewerkzaamheden en tenminste 50 uur per jaar aan vaktechniek.

d.   Evaluatie of voldoende tijd bestaat voor het bestuur van de organisatie aan de hand van de urenbesteding
Voor praktische zaken hebben wij een kantoormanager aangesteld. Vaktechnische zaken worden met name geregeld door Maarten Freriks, de directeur, die hieraan in 2017 266 uur heeft besteed.

e.   Promotiebeleid evalueren
Voor promotie en beloning geldt dat alleen vooruitgang mogelijk is, indien aan de kwaliteitseisen is voldaan. Kwaliteit is in onze organisatie een basisvoorwaarde, maar niet direct input voor beloning. Bij promotie wordt vanaf 2018 op het beoordelingsformulier van de medewerker aantekening gemaakt waarom wij vinden dat de kwaliteit van deze medewerker daarvoor toereikend is.

Voor de beloning van onze medewerkers worden de adviesmatrices van Full Finance gebruikt. Ook bij toename van de beloning wordt vanaf 2018 aangetekend waarom wij vinden dat de kwaliteit van de medewerker daarvoor toereikend is.

Er zijn nauwelijks variabele beloningsbestanddelen.

f.     Uitvoering beleggingsbeleid partners
Er bestaan geen onderlinge financiële verwevenheden tussen de eigenaren van onze onderneming. Door middel van een jaarlijks in te vullen document wordt voldoende zekerheid verkregen dat de niet-controlepartner geen relaties heeft met controlecliënten die de onafhankelijkheid van ons kantoor zouden beïnvloeden.

g.   Bad leaver-clausule
Bad leaver clausules zullen voor ons kantoor worden ingericht zodra sprake is van meer dan één equity partner verantwoordelijk voor de assurancepraktijk.

h.   Onderlinge financiële afhankelijkheid zakelijk en privé doorgeven aan onafhankelijkheidsfunctionaris
Onderlinge financiële afhankelijkheden zullen de eigenaren van Meerwijk Stanton Groep B.V. doorgeven aan de compliance officer, zodra zulke afhankelijkheden zich voordoen. 

i.     Kwaliteitsbeheersingssysteem en kwaliteitsindicatoren
Vanaf december 2017 wordt het functioneren van ons kwaliteitsbeheersingssysteem gemeten aan de hand van kwaliteitsfactoren. De volgende kwaliteitsfactoren worden door ons gemeten (in volgorde van belangrijkheid):

  1. Aantal gecorrigeerde materiële fouten, totaal en percentage van door ons kantoor afgegeven aantal controleverklaringen;
  2. Ratio partners, ervaren teamleden en beginnende teamleden;
  3. Percentage uren IT-specialisten op controle-opdrachten;
  4. Aantal afgegeven controleverklaringen;
  5. Aantal consultaties bij de afdeling vaktechniek op het gebied van verslaggeving en controle;
  6. Investering in training en oopleiding per medewerker;
  7. Ratio uren partners, ervaren teamleden en beginnende teamleden voor controle-opdrachten;
  8. Verdeling uren controle-opdrachten, overige opdrachten en interne werkzaamheden;
  9. Gemiddeld aantal jaren ervaring voor partners, ervaren teamleden en beginnende teamleden;
  10. Aantal uitgevoerde OKB’s, totaal aantal en percentage van totaal aantal controle-opdrachten, en aantal gerelateerde verbeteracties.

Aangezien de monitoring op deze factoren pas in december 2017 is ingevoerd, is momenteel nog onvoldoende informatie verzameld om hierover mededelingen te kunnen doen. Naar verwachting zal dat in december 2018 wel het geval zijn. Intern zal dan de discussie kunnen worden gevoerd waar onze kwaliteit verder moet worden opgevoerd. Extern zullen hierover in het transparantieverslag mededelingen worden gedaan.

j.     Maatregelen IHPB ingevoerd
Met ingang van 31 december 2017 zijn alle maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ die gelden voor accountantsorganisaties met een vergunning voor huishoudingen die niet van openbaar belang zijn (het zogenaamde niet-OOB-segment) door ons kantoor ingevoerd.