Transparantieverslag 2019-2020

Inhoud
1. Kwaliteitsbeleid 2019
2. In het publiek belang

1.    Kwaliteitsbeleid 2019


1 en 2 juli 2015 is door het NBA bij ons een collegiale toetsing bij MSG uitgevoerd. Daarbij was de algehele conclusie (citaat) ‘We hebben aangegeven dat het kantoor de zaken goed voor elkaar heeft.’ 

Uiteraard stemt een dergelijke conclusie tot tevredenheid. Er is niettemin geen reden om zelfgenoegzaam achterover te leunen:
Een toetsing blijft een momentopname;
Sinds medio 2015 worden ook assurancewerkzaamheden anders dan wettelijke controles verricht vanuit      Meerwijk Stanton Groep B.V.;
• Nieuwe regelgeving, nieuwe cliënten en nieuwe inzichten dwingen ons om regelmatig te evalueren of ons stelsel van kwaliteitsbeheersing nog voldoet.

Om de werking van onze ons stelsel van kwaliteitsbeheersing te kunnen beoordelen, zijn wij in december 2017 begonnen een aantal kwaliteitsfactoren te meten. Wij verwijzen naar paragraaf 2j.

In 2019 zijn er geen interne reviews uitgevoerd. 

Wel werden er twee OKB’s (opdrachtgerichte kwaliteitsreviews) uitgevoerd door een accountant van FYT, en één door een accountant van Full Finance. Met beide kantoren werken wij al jaren samen. Deze OKB’s hebben betrekking op twee wettelijke en één vrijwillige controle van een jaarrekening die wij voor de eerste keer hebben uitgevoerd over het boekjaar 2018. Bij één wettelijke controle hebben wij een aantal kritische kanttekeningen ontvangen en afgewerkt. Daarbij kwam met name naar voren dat het belangrijk blijft om werkzaamheden, bevindingen en conclusies voldoende toe te lichten, zodat het dossier ook voor anderen dan de leden van het controleteam goed toegankelijk is. De overige twee OKB’s bevatten geen belangrijke aantekeningen m.b.t. materiële tekortkomingen aan het dossier.

In 2018 zijn door ons geen klachten ontvangen, en was geen sprake van civiele-, tucht- of strafrechtelijke procedures. Er zijn geen herstelmaatregelen getroffen om de gevolgen van ten onrechte afgegeven controleverklaringen te minimaliseren. De controledossiers zijn over het afgelopen jaar tijdig afgesloten, omdat direct na afgifte van de verklaring het dossier met een vertraging van 60 dagen wordt afgesloten. Dat laat ruimte om de laatste stukken nog in het dossier te archiveren, terwijl zeker wordt gesteld dat het dossier tijdig wordt afgesloten.

Eén van de  maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ (kantoren met een vergunning voor bedrijven en instellingen niet van openbaar belang) betreft het schrijven van een transparantieverslag. De overige maatregelen worden beschreven in paragraaf 2.

2.    In het publiek belang

a.   Rapportage uitkomsten evaluatie cultuurmeting
In 2019 is een cultuurmeting worden gedaan, om na te gaan of de cultuur in onze accountantsorganisatie gericht is op kwaliteit en publiek belang. De uitkomsten waren divers, omdat vragen soms voor tweeërlei uitleg vatbaar waren, en omdat minder ervaren assistenten de vragen niet altijd goed begrepen. Naar aanleiding daarvan is de vragenlijst aangepast en zal de cultuurmeting in 2020 worden herhaald.

b.   Rapportage uitkomsten plan van aanpak functioneren ‘controlerende equitypartners’ 
Vooralsnog is er één externe accountant die het bestuur vormt van Meerwijk Stanton Groep: Maarten Freriks. Hij zal in januari 2019 een gesprek voeren met Tonny Dirkx, externe assessor bij Meerwijk Stanton Groep, werkzaam bij Full Finance Consultants. De kern van de aanbevelingen van de externe assessor uit het vorige assessment is dat er meer ruimte en tijd moet worden besteed aan communicatie tussen directie en team, om zo te laten zien hoe het bestuur van Meerwijk Stanton Groep kwaliteit in de praktijk brengt, en hoe beslissingen zijn genomen, opdat de medewerkers kennis nemen van hoe met vaktechnische dilemma’s wordt omgegaan. Dat proberen wij te doen in het accountantsoverleg.

c.   Vastleggen diversiteit bestuur adhv urenbesteding
Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, worden de volgende eisen aan hem gesteld om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de controleactiviteiten van Meerwijk Stanton Groep:

  • Tenminste 16 pe-uren per jaar besteden aan cursussen op de vakgebieden Controleleer en Externe Verslaggeving (gerealiseerd: 12,5; het tekort zal in 2020 worden ingehaald);
  • Tekortkomingen uit OKB’s bespreken met de OKB en het team (bij één dossier waren aanvullende werkzaamheden noodzakelijk, deze zijn besproken met en uitgevoerd door het team. Bij alle dossiers was uiteindelijk overeenstemming met de OKB);
  • Tenminste 150 uur per jaar te besteden aan controlewerkzaamheden (gerealiseerd ca. 700 uur) en tenminste 50 uur per jaar aan vaktechniek (gerealiseerd ca. 190 uur).

d.   Evaluatie of voldoende tijd bestaat voor het bestuur van de organisatie aan de hand van de urenbesteding
Voor praktische zaken hebben wij een kantoormanager aangesteld. Vaktechnische zaken worden met name geregeld door Maarten Freriks, de directeur, die hieraan in 2018 190 uur heeft besteed.

e.   Promotiebeleid evalueren
Voor promotie en beloning geldt dat alleen vooruitgang mogelijk is, indien aan de kwaliteitseisen is voldaan. Kwaliteit is in onze organisatie een basisvoorwaarde, maar niet direct input voor beloning. Bij promotie wordt vanaf 2018 op het beoordelingsformulier van de medewerker aantekening gemaakt waarom wij vinden dat de kwaliteit van deze medewerker daarvoor toereikend is.

Voor de beloning van onze medewerkers worden de adviesmatrices van Full Finance gebruikt. Ook bij toename van de beloning wordt vanaf 2018 aangetekend waarom wij vinden dat de kwaliteit van de medewerker daarvoor toereikend is.

Er zijn nauwelijks variabele beloningsbestanddelen.

f.     Uitvoering beleggingsbeleid partners
Er bestaan geen onderlinge financiële verwevenheden tussen de eigenaren van onze onderneming. Door middel van een jaarlijks in te vullen document wordt voldoende zekerheid verkregen dat de niet-controlepartner geen relaties heeft met controlecliënten die de onafhankelijkheid van ons kantoor zouden beïnvloeden.

g.   Bad leaver-clausule
Bad leaver clausules zullen voor ons kantoor worden ingericht zodra sprake is van meer dan één equity partner verantwoordelijk voor de assurancepraktijk.

h.   Onderlinge financiële afhankelijkheid zakelijk en privé doorgeven aan onafhankelijkheidsfunctionaris
Onderlinge financiële afhankelijkheden zullen de eigenaren van Meerwijk Stanton Groep B.V. doorgeven aan de compliance officer, zodra zulke afhankelijkheden zich voordoen.  

i.     Kwaliteitsbeheersingssysteem en kwaliteitsindicatoren
Vanaf december 2017 wordt het functioneren van ons kwaliteitsbeheersingssysteem gemeten aan de hand van kwaliteitsfactoren. De volgende kwaliteitsfactoren worden door ons gemeten (in volgorde van belangrijkheid):

1

Aantal afgegeven controleverklaringen

51

 

Aantal materiële fouten totaal

0

 

 % materiële fouten in de afgegeven controleverklaringen

0

 

 

 

2

Ratio partners, ervaren teamleden en beginnende teamleden

 

 

Partners

27%

 

Ervaren teamleden

56%

 

Beginnende teamleden

17%

 

 

100%

 

 

 

3

% uren IT-specialist

21%

 

 

 

4

Aantal afgegeven controleverklaringen

51

 

 

 

5

Aantal consultaties Full Finance

9

 

 

 

6

Investering in training en opleiding per medewerker

 

 

in voor assurance relevante cursussen (uren gemiddeld)

 

 

Partner

17

 

Ervaren teamleden

96

 

Beginnende teamleden

Studie

 

 

 

7

Ratio bestede uren aan assurancewerkzaamheden

 

 

Partner

15%

 

Ervaren teamleden

75%

 

Beginnende teamleden

42%

 

 

100%

 

 

 

8

Verdeling uren controle-opdrachten, overige opdrachten, interne werkzaamheden

 

 

Controle-opdrachten

21%

 

Overige opdrachten

25%

 

Interne werkzaamheden

54%

 

 

100%

 

 

 

 

% assurancewerkzaamheden

 

 

Partner

62%

 

Ervaren teamleden

51%

 

Beginnende teamleden

42%

 

 

 

9

Gemiddeld aantal jaren ervaring

 

 

Partner

32

 

Ervaren teamleden

12

 

Beginnende teamleden

2

 

 

 

10

Aantal uitgevoerde OKB's

3

 

Uit deze kengetallen blijkt, dat een groot deel van het assurancewerk wordt uitgevoerd door ervaren teamleden. Wij zullen proberen om voor komend jaar meer beginnende teamleden te laten meewerken aan controleopdrachten, omdat deze in aantal toenemen (51 i.p.v. 44 vorig jaar). 

Wij streven naar 40 PE-punten voor personeel dat assurancewerkzaamheden verricht voor Meerwijk Stanton Groep. In 2018 is dat gehaald, behalve voor de partner, die de achterstand in de komende twee jaar zal inhalen.

Bij belangrijke zaken wordt telefonisch overlegd met Full Finance, waar nodig met een vervolg. In 2018 is een intensief overleg gepleegd inzake de SIRA. 

In 2018 hebben directie en de ervaren teamleden voldoende ‘vlieguren’ gemaakt betreffende controlewerkzaamheden (allen meer dan 300 uur). Het aantal jaren ervaring voor directie en ervaren teamleden is ruim voldoende.

j.     Maatregelen IHPB ingevoerd
Met ingang van 31 december 2017 zijn alle maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ die gelden voor accountantsorganisaties met een vergunning voor huishoudingen die niet van openbaar belang zijn (het zogenaamde niet-OOB-segment) door ons kantoor ingevoerd.