Transparantieverslag 2018-2019

Inhoud
1. Kwaliteitsbeleid 2018
2. In het publiek belang

1. Kwaliteitsbeleid 2018

Op 1 en 2 juli 2015 is door het NBA bij ons een collegiale toetsing uitgevoerd. Daarbij was de algehele conclusie (citaat) ‘We hebben aangegeven dat het kantoor de zaken goed voor elkaar heeft.’ Uiteraard stemt een dergelijke conclusie tot tevredenheid. Er is niettemin geen reden om zelfgenoegzaam achterover te leunen:

  • Een toetsing blijft een momentopname;
  • Sinds medio 2015 worden ook assurancewerkzaamheden anders dan wettelijke controles verricht vanuit Meerwijk Stanton Groep B.V.;
  • Nieuwe regelgeving, nieuwe cliënten en nieuwe inzichten dwingen ons om regelmatig te evalueren of ons stelsel van kwaliteitsbeheersing nog voldoet.

Om de werking van ons stelsel van kwaliteitsbeheersing te kunnen beoordelen, zijn wij in december 2017 begonnen een aantal kwaliteitsfactoren te meten. Wij verwijzen naar paragraaf 2j.

In 2018 zijn er geen interne reviews uitgevoerd. 

Wel worden er twee OKR’s (opdrachtgerichte kwaliteitsreviews) uitgevoerd door een accountant van Full Finance, waarmee wij al jaren samenwerken. Deze OKR’s hebben betrekking op twee wettelijke controles die wij voor de eerste keer hebben uitgevoerd over het boekjaar 2016, respectievelijk over het boekjaar 2017/2018. In verband met het met vertraging ontvangen van documenten van de cliënt die wij nodig hebben voor onze controle zijn beide OKR’s uitgesteld tot 2019, wanneer deze controleopdrachten naar verwachting kunnen worden afgerond.

Wij hebben kennis genomen van de discussie die speelt bij AFM, NBA en openbaar accountants over de vraag of bij ons kantoor een OKB (opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling) zou moeten worden uitgevoerd door een externe accountant bij Meerwijk Stanton Groep ingeschreven in het register van de AFM. Wij hebben gekozen voor de oplossing die naar onze mening de kwaliteit het best bevordert, en dat is de review te laten uitvoeren door een accountant van onze vaste samenwerkingspartner Full Finance. De accountants van Full Finance zijn geheel onafhankelijk van ons kantoor en zijn gespecialiseerd in dossierreviews. De AFM is van mening dat in dat geval niet gesproken mag worden van een OKB. Wij hebben derhalve de naam van de kwaliteitsbeoordeling aangepast naar OKR.

In 2017 zijn door ons geen klachten ontvangen, en was geen sprake van civiele-, tucht- of strafrechtelijke procedures. Er zijn geen herstelmaatregelen getroffen om de gevolgen van ten onrechte afgegeven controleverklaringen te minimaliseren. Wel hebben wij geconstateerd, dat eenmaal vaker accountantsoverleg had moeten plaatsvinden. Wij zullen dat in de toekomst oplossen door gedurende het overleg direct een nieuwe datum voor het volgende overleg in te plannen. Ook is het controledossier bij inleenverklaringen viermaal niet binnen 2 maanden afgesloten. In het tweede halfjaar van 2018 is dit niet meer voorgekomen omdat wij sindsdien het dossier gelijktijdig met de afgifte van de verklaring direct afsluiten.

In 2017 zijn de maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ (kantoren met een vergunning voor bedrijven en instellingen niet van openbaar belang) geïmplementeerd. Het schrijven van dit transparantieverslag is één van de maatregelen uit dit rapport. De overige maatregelen worden beschreven in paragraaf 2.

2. In het publiek belang

a. Rapportage uitkomsten evaluatie cultuurmeting
In januari 2019 zal een cultuurmeting worden gedaan, om na te gaan of de cultuur in onze accountantsorganisatie gericht is op kwaliteit en publiek belang. Uitkomst van de vorige cultuurmeting was, dat informatie over kwaliteit beter gedeeld moet worden, met name vanuit de directie met het team. Voorts kon het team niet altijd onderscheiden hoe de beloning werd gekoppeld aan de vaktechnische kwaliteit. Omdat de cultuurmeting anoniem was, was het moeilijk om de bevindingen anders dan in algemene zin te bespreken.

b. Rapportage uitkomsten plan van aanpak functioneren ‘controlerende equitypartners’ 
Vooralsnog is er één externe accountant die het bestuur vormt van Meerwijk Stanton Groep: Maarten Freriks. Hij heeft op 12 december 2017 een gesprek gevoerd met Tonny Dirkx, externe assessor bij Meerwijk Stanton Groep, werkzaam bij Full Finance Consultants. De kern van de aanbevelingen van de externe assessor is dat er meer ruimte en tijd moet worden besteed aan communicatie tussen directie en team, om zo te laten zien hoe het bestuur van Meerwijk Stanton Groep kwaliteit in de praktijk brengt, en hoe beslissingen zijn genomen, opdat de medewerkers kennis nemen van hoe met vaktechnische dilemma’s wordt omgegaan. 

c. Vastleggen diversiteit bestuur adhv urenbesteding
Aangezien het bestuur uit één persoon bestaat, worden de volgende eisen aan hem gesteld om verantwoordelijkheid te kunnen nemen voor de controleactiviteiten van Meerwijk Stanton Groep:

  • Tenminste 16 pe-uren per jaar besteden aan cursussen op de vakgebieden Controleleer en Externe Verslaggeving (gerealiseerd: 16);
  • Tekortkomingen uit OKB’s, OKR’s en periodieke dossierevaluaties bespreken met de OKB/OKR respectievelijk de PDE-er en het team (niet van toepassing in het afgelopen jaar);
  • Tenminste 150 uur per jaar te besteden aan controlewerkzaamheden (gerealiseerd ca. 350 uur) en tenminste 50 uur per jaar aan vaktechniek (gerealiseerd ca. 60 uur).

d. Evaluatie of voldoende tijd bestaat voor het bestuur van de organisatie aan de hand van de urenbesteding
Voor praktische zaken hebben wij een kantoormanager aangesteld. Vaktechnische zaken worden met name geregeld door Maarten Freriks, de directeur, die hieraan in 2018 140 uur heeft besteed.

e. Promotiebeleid evalueren
Voor promotie en beloning geldt dat alleen vooruitgang mogelijk is, indien aan de kwaliteitseisen is voldaan. Kwaliteit is in onze organisatie een basisvoorwaarde, maar niet direct input voor beloning. Bij promotie wordt vanaf 2018 op het beoordelingsformulier van de medewerker aantekening gemaakt waarom wij vinden dat de kwaliteit van deze medewerker daarvoor toereikend is.

Voor de beloning van onze medewerkers worden de adviesmatrices van Full Finance gebruikt. Ook bij toename van de beloning wordt vanaf 2018 aangetekend waarom wij vinden dat de kwaliteit van de medewerker daarvoor toereikend is.

Er zijn nauwelijks variabele beloningsbestanddelen.

f. Uitvoering beleggingsbeleid partners
Er bestaan geen onderlinge financiële verwevenheden tussen de eigenaren van onze onderneming. Door middel van een jaarlijks in te vullen document wordt voldoende zekerheid verkregen dat de niet-controlepartner geen relaties heeft met controlecliënten die de onafhankelijkheid van ons kantoor zouden beïnvloeden.

g. Bad leaver-clausule
Bad leaver clausules zullen voor ons kantoor worden ingericht zodra sprake is van meer dan één equity partner verantwoordelijk voor de assurancepraktijk.

h. Onderlinge financiële afhankelijkheid zakelijk en privé doorgeven aan onafhankelijkheidsfunctionaris
Onderlinge financiële afhankelijkheden zullen de eigenaren van Meerwijk Stanton Groep B.V. doorgeven aan de onafhankelijkheidsfunctionaris, zodra zulke afhankelijkheden zich voordoen. 

i. Kwaliteitsbeheersingssysteem en kwaliteitsindicatoren
Vanaf december 2017 wordt het functioneren van ons kwaliteitsbeheersingssysteem gemeten aan de hand van kwaliteitsfactoren. De volgende kwaliteitsfactoren worden door ons gemeten (in volgorde van belangrijkheid):

1

Aantal afgegeven controleverklaringen

44

 

Aantal materiële fouten totaal

0

 

 % materiële fouten in de afgegeven controleverklaringen

0

     

2

Ratio partners, ervaren teamleden en beginnende teamleden

 
 

Partners

13%

 

Ervaren teamleden

50%

 

Beginnende teamleden

38%

   

100%

     

3

% uren IT-specialist

13%

     

4

Aantal afgegeven controleverklaringen

44

     

5

Aantal consultaties Full Finance

12

     

6

Investering in training en opleiding per medewerker

 
 

in voor assurance relevante cursussen (uren gemiddeld)

 
 

Partner

20

 

Ervaren teamleden

42

 

Beginnende teamleden

Studie

     

7

Ratio bestede uren aan assurancewerkzaamheden

 
 

Partner

15%

 

Ervaren teamleden

75%

 

Beginnende teamleden

10%

   

100%

     

8

Verdeling uren controle-opdrachten, overige opdrachten, interne werkzaamheden

 
 

Controle-opdrachten

20%

 

Overige opdrachten

45%

 

Interne werkzaamheden

35%

   

100%

     
 

% assurancewerkzaamheden

 
 

Partner

17%

 

Ervaren teamleden

24%

 

Beginnende teamleden

10%

     

9

Gemiddeld aantal jaren ervaring

 
 

Partner

31

 

Ervaren teamleden

11

 

Beginnende teamleden

2

     

10

Aantal uitgevoerde OKB's

0


Uit deze kengetallen blijkt, dat een groot deel van het assurancewerk wordt uitgevoerd door ervaren teamleden. Wij zullen proberen om voor komend jaar meer beginnende teamleden te laten meewerken aan controleopdrachten, omdat deze in aantal toenemen (44 i.p.v. 34 vorig jaar). 

Wij streven naar 40 PE-punten voor personeel dat assurancewerkzaamheden verricht voor Meerwijk Stanton Groep. In 2018 is dat gehaald, behalve voor een medewerker die met zwangerschapsverlof ging en enkele medewerkers die wekelijks een opleiding volgen.

Bij belangrijke zaken wordt telefonisch overlegd met Full Finance, waar nodig met een vervolg. In 2018 is een intensief overleg gepleegd inzake de WWFT bij een nieuwe wettelijke controle.

In 2018 hebben directie en de ervaren teamleden voldoende ‘vlieguren’ gemaakt betreffende controlewerkzaamheden (allen meer dan 300 uur). Het aantal jaren ervaring voor directie en ervaren teamleden is ruim voldoende.

Er waren 2 opdrachtgerichte kwaliteitsreviews gepland voor eerste controleopdrachten (wettelijk) die door vertraagde aanlevering niet konden worden voltooid in 2018. Dat zal alsnog gebeuren in 2019.

j. Maatregelen IHPB ingevoerd
Met ingang van 31 december 2017 zijn alle maatregelen uit het rapport ‘In het publiek belang’ die gelden voor accountantsorganisaties met een vergunning voor huishoudingen die niet van openbaar belang zijn (het zogenaamde niet-OOB-segment) door ons kantoor ingevoerd.